Dokumentasi

Memulai

Membuat akun Anda

Kunjungi app.formict.com/signup untuk membuat akun baru. Anda dapat mendaftar dengan alamat email dan kata sandi, atau menggunakan Google OAuth untuk registrasi sekali klik.

Setelah mendaftar, Anda akan menerima email verifikasi. Klik tautan di email tersebut untuk memverifikasi akun Anda sebelum melanjutkan.

Orientasi

Setelah terverifikasi, Anda akan dipandu melalui proses orientasi tiga langkah:

1. Buat organisasi Anda — Masukkan nama perusahaan Anda. Ini akan membuat ruang kerja tempat semua data Anda berada. Setiap sumber daya (tugas, kendaraan, pelanggan) berada di dalam organisasi Anda.
2. Siapkan lokasi pertama Anda — Tambahkan depot atau kantor utama Anda. Masukkan alamat dan koordinat. Lokasi ini berfungsi sebagai titik awal dan akhir untuk kendaraan Anda.
3. Undang tim Anda — Kirim undangan email ke anggota tim Anda. Tetapkan mereka sebagai Admin (staf kantor) atau Pekerja (staf lapangan). Anda dapat melewati langkah ini dan mengundang orang nanti.

Langkah pertama setelah orientasi

Setelah orientasi selesai, Anda akan masuk ke dashboard. Berikut urutan pengaturan yang direkomendasikan:

1. Tambahkan pelanggan Anda beserta alamat layanan mereka
2. Tambahkan kendaraan Anda dan tetapkan ke lokasi Anda
3. Buat shift untuk kendaraan Anda (jendela ketersediaan harian)
4. Buat tugas pertama Anda
5. Jalankan optimasi rute pertama Anda

Gambaran Dashboard

Dashboard Formict diatur dengan sidebar kiri yang memberikan akses cepat ke semua fitur utama. Bar navigasi atas menampilkan filter lokasi saat ini dan profil pengguna Anda.

Navigasi

Sidebar berisi tautan ke:

• Tugas — Buat, lihat, dan kelola item pekerjaan layanan lapangan
• Peta — Peta langsung dengan lokasi pekerja dan pengiriman tugas
• Optimasi Rute — Buat skenario dan jalankan solver rute
• Kehadiran — Lacak check-in dan check-out pekerja
• Formulir — Buat formulir pengumpulan data kustom
• Pengaturan — Pengaturan organisasi, tim, tagihan, dan lainnya

Filter lokasi

Jika organisasi Anda memiliki beberapa lokasi, gunakan filter lokasi di navbar untuk membatasi tampilan Anda. Ketika sebuah lokasi dipilih, tugas, kendaraan, dan hasil optimasi difilter untuk lokasi tersebut saja. Pilih "Semua Lokasi" untuk melihat semuanya.

Tugas

Tugas adalah item pekerjaan utama di Formict. Setiap tugas mewakili pekerjaan yang perlu diselesaikan di lokasi pelanggan — pengiriman, panggilan layanan, instalasi, inspeksi, atau operasi lapangan lainnya.

Membuat tugas

Klik Tugas Baru di halaman Tugas. Isi kolom berikut:

• Judul — Deskripsi singkat pekerjaan (contoh: "Perawatan AC")
• Deskripsi — Instruksi detail opsional untuk pekerja lapangan
• Pelanggan — Pilih pelanggan dari daftar Anda. Lokasi tugas akan terisi otomatis dari alamat pelanggan. Anda juga dapat menentukan lokasi kustom.
• Prioritas — Rendah, Normal, atau Tinggi. Tugas dengan prioritas lebih tinggi diprioritaskan oleh optimizer.
• Durasi layanan — Berapa lama tugas berlangsung di lokasi, dalam menit. Ini diperhitungkan dalam waktu rute.
• Jendela waktu — Waktu mulai paling awal dan waktu akhir paling lambat. Pilih Ketat (strict, tugas dihapus jika tidak bisa masuk) atau Fleksibel (flexible, solver memberikan penalti tetapi tetap menugaskan).
• Tag — Keahlian atau sertifikasi yang diperlukan. Hanya kendaraan dengan tag yang sesuai yang dapat melayani tugas ini.
• Kebutuhan kapasitas — Berapa banyak ruang/berat yang dibutuhkan tugas ini dari dimensi kapasitas kendaraan (contoh: 2 palet, 50 kg).
• Formulir — Lampirkan formulir yang sudah dipublikasikan yang harus diisi pekerja lapangan saat menyelesaikan tugas ini.

Alur status tugas

Tugas maju melalui status berikut:

1. Dibuat — Tugas ada tetapi belum ditugaskan kepada siapa pun.
2. Ditugaskan — Tugas telah ditugaskan ke kendaraan/pekerja, baik secara manual maupun melalui optimasi rute.
3. Sedang Berlangsung — Pekerja lapangan telah mulai mengerjakan tugas.
4. Selesai — Tugas sudah selesai. Jika formulir dilampirkan, pekerja seharusnya sudah mengirimkannya.
5. Dibatalkan — Tugas dibatalkan dan tidak akan diselesaikan.

Memfilter dan mencari

Gunakan bar filter di bagian atas halaman Tugas untuk mempersempit hasil:

• Filter berdasarkan status (Dibuat, Ditugaskan, Sedang Berlangsung, Selesai, Dibatalkan)
• Filter berdasarkan prioritas (Rendah, Normal, Tinggi)
• Filter berdasarkan lokasi (filter lokasi di navbar)
• Cari berdasarkan judul atau deskripsi tugas

Operasi massal

Pilih beberapa tugas menggunakan kotak centang, lalu gunakan menu aksi massal untuk:

• Mengubah status untuk semua tugas yang dipilih
• Menghapus tugas yang dipilih
• Menugaskan tugas yang dipilih ke pekerja tertentu

Impor CSV

Impor tugas secara massal dengan mengunggah file CSV. Dialog impor menyediakan template dengan header kolom yang diperlukan. Petakan kolom CSV Anda ke kolom tugas, pratinjau impor, dan konfirmasi.

Pelanggan

Pelanggan mewakili orang atau bisnis tempat pekerjaan lapangan Anda berlangsung. Setiap pelanggan memiliki alamat layanan dengan koordinat GPS yang digunakan optimizer saat merencanakan rute.

Menambahkan pelanggan

Navigasi ke Pengaturan → Pelanggan dan klik Pelanggan Baru. Isi:

• Nama — Nama pelanggan atau bisnis
• Email — Email kontak (opsional)
• Telepon — Nomor telepon kontak (opsional)
• Alamat — Alamat lengkap untuk lokasi layanan
• Latitude & Longitude — Koordinat GPS. Gunakan pemilih peta untuk mengaturnya secara akurat.
• Durasi layanan — Waktu default yang dihabiskan di pelanggan ini (dapat diubah per tugas)
• Catatan — Catatan internal tentang pelanggan ini atau lokasinya

Impor massal

Impor pelanggan dari file CSV dengan kolom untuk nama, alamat, koordinat, dan detail kontak.

Kendaraan & Armada

Kendaraan mewakili armada Anda — mobil, van, truk, atau sepeda motor yang digunakan tim Anda untuk mencapai lokasi tugas. Setiap kendaraan ditugaskan ke sebuah lokasi (depot) tempat ia memulai dan mengakhiri rutenya.

Menambahkan kendaraan

Navigasi ke Pengaturan → Kendaraan dan klik Kendaraan Baru. Konfigurasikan:

• Nama — Identifikasi kendaraan (contoh: "Van-01", "Truk B")
• Lokasi — Depot tempat kendaraan ini berbasis. Kendaraan memulai dan mengakhiri rutenya di sini.
• Parameter biaya:
  • Biaya tetap — Biaya harian penggunaan kendaraan ini (terlepas dari jarak)
  • Biaya per km — Biaya variabel per kilometer yang ditempuh
  • Biaya per jam — Biaya variabel per jam operasi
• Faktor kecepatan — Pengali untuk kecepatan kendaraan ini relatif terhadap baseline. Gunakan 1.0 untuk kecepatan normal, 0.8 untuk kendaraan lebih lambat, 1.2 untuk kendaraan lebih cepat.
• Kebijakan akhir — Di mana kendaraan mengakhiri rutenya:
  • Kembali ke depot — Kendaraan kembali ke lokasi awalnya setelah tugas terakhir
  • Berakhir di tugas terakhir — Rute kendaraan berakhir di mana pun tugas terakhirnya berada
• Kapasitas — Tetapkan nilai untuk setiap dimensi kapasitas (contoh: 1000 kg berat, 5 palet). Optimizer memastikan tidak ada kendaraan yang kelebihan beban.
• Tag — Keahlian atau kemampuan yang dimiliki kendaraan ini (contoh: "berpendingin", "hazmat", "angkat-berat"). Hanya tugas dengan tag yang sesuai yang ditugaskan ke kendaraan ini.

Status aktif / nonaktif

Nonaktifkan kendaraan untuk mengecualikannya dari optimasi rute tanpa menghapusnya. Kendaraan nonaktif tetap tersimpan beserta riwayatnya tetapi tidak akan muncul dalam proses optimasi.

Lokasi & Depot

Lokasi adalah pusat operasional atau depot Anda — tempat kendaraan diparkir dan tempat pekerja memulai hari mereka. Setiap kendaraan harus ditugaskan ke sebuah lokasi.

Menambahkan lokasi

Navigasi ke Pengaturan → Lokasi dan klik Lokasi Baru. Isi:

• Nama — Nama lokasi (contoh: "Kantor Utama", "Gudang Utara")
• Kode — Kode singkat opsional untuk referensi cepat
• Alamat — Alamat lengkap
• Latitude & Longitude — Koordinat GPS (gunakan pemilih peta)
• Deskripsi — Catatan opsional tentang lokasi ini

Lokasi utama

Tandai satu lokasi sebagai utama. Ini adalah lokasi default yang digunakan untuk sumber daya baru dan berfungsi sebagai cadangan untuk fitur yang memerlukan filter lokasi.

Zona yurisdiksi

Gambar poligon di peta untuk mendefinisikan zona yurisdiksi lokasi ini — area geografis yang dicakupnya. Ini digunakan dengan tujuan optimasi Minimalisasi Tumpang Tindih untuk memastikan kendaraan tetap berada di zona yang ditentukan.

Untuk mengatur zona yurisdiksi:

1. Buka dialog edit lokasi
2. Klik alat gambar di peta
3. Klik titik-titik untuk mendefinisikan batas poligon
4. Tutup poligon dengan mengklik titik pertama
5. Pilih warna untuk zona (digunakan pada tampilan peta)
6. Simpan lokasi

Shift & Jadwal

Shift mendefinisikan kapan kendaraan dan pekerja Anda tersedia. Optimizer rute menggunakan waktu shift sebagai jendela waktu yang tersedia untuk setiap kendaraan — tugas hanya dapat dijadwalkan selama shift.

Membuat template shift

Template shift adalah jadwal mingguan berulang. Navigasi ke Pengaturan → Shift dan klik Shift Baru:

• Pekerja — Anggota tim mana yang bekerja pada shift ini
• Kendaraan — Kendaraan mana yang ditugaskan selama shift ini
• Lokasi — Depot untuk shift ini
• Hari dalam minggu — Senin hingga Minggu
• Waktu mulai & Waktu selesai — Jendela kerja (contoh: 08:00 hingga 17:00)
• Istirahat — Tambahkan periode istirahat dalam shift. Setiap istirahat memiliki waktu mulai, durasi, dan apakah dibayar atau tidak dibayar. Optimizer menjadwalkan sesuai istirahat.

Instansi shift

Instansi shift adalah kejadian spesifik dari sebuah shift pada tanggal tertentu. Instansi shift secara otomatis dibuat dari template tetapi dapat dimodifikasi secara individual. Gunakan instansi shift untuk:

• Mengganti kendaraan atau pekerja untuk hari tertentu
• Mengubah waktu mulai/selesai untuk satu hari saja
• Membatalkan shift untuk hari libur atau ketidakhadiran
• Melacak status penyelesaian (Terjadwal, Selesai, Dibatalkan, Tidak Hadir)

Optimasi Rute

Optimasi rute adalah fitur utama Formict. Ini menggunakan solver matematis (Google OR-Tools) untuk menemukan cara terbaik menugaskan tugas ke kendaraan dan menentukan urutan kunjungan optimal, dengan mempertimbangkan semua batasan Anda — jendela waktu, kapasitas kendaraan, keahlian, dan lainnya.

Membuat skenario

Skenario optimasi adalah konfigurasi yang tersimpan. Navigasi ke Optimasi Rute dan klik Skenario Baru:

• Nama — Nama deskriptif (contoh: "Senin Zona Utara")
• Tujuan — Apa yang ingin dioptimalkan:
  • Minimalisasi Jarak — Jarak perjalanan total terpendek di semua kendaraan (default, semua paket)
  • Minimalisasi Waktu — Waktu penyelesaian total tercepat (semua paket)
  • Minimalisasi Biaya — Biaya terendah menggunakan parameter biaya kendaraan (Starter+)
  • Seimbangkan Beban Kerja — Distribusi tugas merata sambil mengoptimalkan jarak (Pro+)
  • Bagi Rata — Jumlah tugas sama per kendaraan, dapat meningkatkan jarak 10–20% (Pro+)
  • Minimalisasi Tumpang Tindih — Hormati zona yurisdiksi, jaga kendaraan di areanya (memerlukan zona)
• Lokasi — Depot mana yang akan disertakan
• Buffer lalu lintas — Waktu tambahan yang ditambahkan ke setiap segmen rute untuk memperhitungkan lalu lintas
• Izinkan lembur — Apakah kendaraan boleh bekerja melewati waktu akhir shift mereka, dan berapa lama
• Faktor kecepatan — Pengali kecepatan global yang diterapkan di atas faktor kecepatan kendaraan individual
• Batas kendaraan — Jumlah maksimum kendaraan yang digunakan (meskipun lebih banyak yang tersedia)

Menjalankan optimasi

Klik Jalankan pada skenario Anda. Sistem akan:

1. Memvalidasi pengaturan Anda (kendaraan, shift, tugas, batasan)
2. Menampilkan peringatan apa pun (shift tidak ada, tugas di luar jendela waktu, dll.)
3. Mengirim masalah ke solver
4. Melacak progres (Antrian → Berjalan → Selesai)
5. Menampilkan hasil saat selesai

Membaca hasil

Setelah proses optimasi selesai, Anda akan melihat:

• Peta rute — Rute setiap kendaraan digambar di peta dengan warna unik. Klik rute untuk melihat urutan tugas.
• Panel metrik:
  • Total jarak (km)
  • Total durasi
  • Total biaya (jika menggunakan tujuan berbasis biaya)
  • Jumlah tugas yang ditugaskan vs. tidak ditugaskan
  • Rincian tugas per kendaraan
• Detail rute — Klik kendaraan untuk melihat rute lengkapnya: urutan tugas, waktu kedatangan, waktu keberangkatan, dan durasi layanan.
• Tugas tidak ditugaskan — Tugas yang tidak bisa dimasukkan solver, dengan alasan:
  • Kapasitas — Kebutuhan tugas melebihi kapasitas kendaraan yang tersedia
  • Jendela waktu — Tidak ada kendaraan yang bisa mencapai tugas dalam jendela waktunya
  • Keahlian — Tidak ada kendaraan yang tersedia memiliki tag yang diperlukan
  • Batas kendaraan — Semua kendaraan sudah penuh dan tidak ada lagi yang tersedia

Menerapkan hasil

Jika Anda puas dengan hasilnya, klik Terapkan untuk:

• Menugaskan setiap tugas ke kendaraan/pekerja yang ditentukan
• Memperbarui status tugas menjadi "Ditugaskan"
• Menyimpan urutan rute untuk diikuti pekerja lapangan

Anda juga dapat menjalankan beberapa skenario dengan tujuan berbeda dan membandingkan hasilnya sebelum menerapkan.

Tips untuk optimasi yang lebih baik

• Tetapkan jendela waktu yang realistis pada tugas — jendela yang terlalu ketat meningkatkan tugas yang gagal ditugaskan
• Gunakan jendela waktu fleksibel ketika keterlambatan ringan dapat diterima
• Selalu tetapkan durasi layanan pada tugas untuk memperhitungkan waktu kerja di lokasi
• Konfigurasikan istirahat dalam shift untuk kepatuhan hukum
• Gunakan tag untuk mencocokkan pekerja spesialis dengan jenis tugas tertentu
• Mulai dengan Minimalisasi Jarak dan coba tujuan lain untuk membandingkan pertukaran

Optimasi Shift

Optimasi shift membantu Anda merencanakan jadwal kerja mingguan. Alih-alih menugaskan pekerja ke shift secara manual, solver mendistribusikan shift berdasarkan permintaan, ketersediaan, biaya, dan keseimbangan beban kerja.

Mengatur optimasi shift

1. Navigasi ke Optimasi Shift
2. Pilih minggu target (berbasis Senin)
3. Pilih tujuan:
   • Minimalisasi Biaya — Kurangi total biaya tenaga kerja
   • Seimbangkan Beban Kerja — Distribusikan jam secara merata ke seluruh pekerja
   • Maksimalkan Cakupan — Penuhi semua kebutuhan permintaan
   • Bagi Rata — Distribusi shift yang sama di antara pekerja
4. Tentukan kebutuhan pekerja per hari — jumlah minimum dan maksimum pekerja yang dibutuhkan untuk setiap hari dalam seminggu
5. Opsional konfigurasikan pengaturan khusus pekerja:
   • Hari libur per pekerja
   • Waktu shift yang disukai
   • Biaya per jam
   • Maksimum jam per hari dan per minggu

Meninjau hasil

Setelah solver berjalan, Anda akan melihat:

• Penugasan shift yang dihasilkan per pekerja per hari
• Total shift, jam, dan estimasi biaya
• Metrik cakupan permintaan (seberapa baik jadwal memenuhi kebutuhan Anda)
• Skor keseimbangan beban kerja
• Pekerja yang tidak ditugaskan dan alasannya

Klik Terapkan untuk membuat instansi shift dari hasil, atau Buang untuk menghapus proses dan mencoba parameter berbeda.

Formulir & Pengumpulan Data

Formulir memungkinkan Anda mengumpulkan data terstruktur dari pekerja lapangan. Buat formulir kustom dengan editor visual, lampirkan ke tugas, dan lihat pengiriman dari dashboard atau aplikasi mobile.

Membangun formulir

Navigasi ke Formulir dan klik Formulir Baru. Pembangun formulir menyediakan:

• Kolom seret dan lepas — Tambah, urutkan ulang, dan hapus kolom
• Konfigurasi kolom — Atur label, placeholder, teks bantuan, dan aturan validasi
• Pratinjau — Lihat tampilan formulir di desktop, tablet, dan mobile

Jenis kolom yang tersedia

Validasi

Setiap kolom mendukung:

• Wajib / opsional — Apakah kolom harus diisi
• Pola regex kustom — Validasi format input (contoh: nomor seri)
• Batasan min / maks — Panjang untuk teks, rentang nilai untuk angka
• Pesan error kustom — Ditampilkan saat validasi gagal

Logika kondisional

Tampilkan atau sembunyikan kolom berdasarkan nilai kolom lain. Contoh, tampilkan kolom teks "Alasan penolakan" hanya ketika dropdown "Hasil inspeksi" diatur ke "Gagal". Logika kondisional tersedia pada paket Starter ke atas.

Penerbitan

Formulir harus dipublikasikan sebelum dapat dilampirkan ke tugas. Penerbitan membuat snapshot yang tidak dapat diubah — struktur formulir dikunci sehingga pengiriman yang ada tetap konsisten. Untuk membuat perubahan, duplikasi formulir, edit salinannya, dan publikasikan versi baru.

Melihat pengiriman

Klik formulir di daftar untuk melihat semua pengiriman. Setiap pengiriman menampilkan:

• Siapa yang mengirimkan dan kapan
• Untuk tugas mana
• Semua nilai kolom, termasuk gambar yang diunggah, tanda tangan, dan file

Peta & Pengiriman

Halaman Peta menyediakan tampilan waktu nyata dari operasi lapangan Anda. Lihat lokasi pekerja, penanda tugas, lokasi depot, dan zona yurisdiksi semua dalam satu peta interaktif.

Pelacakan pekerja langsung

Pekerja yang menggunakan aplikasi mobile membagikan lokasi GPS mereka secara berkala. Di peta, Anda akan melihat posisi terkini setiap pekerja beserta status online/offline mereka. Frekuensi pembaruan tergantung pada paket Anda:

• Free — Setiap 5 menit
• Starter — Setiap 3 menit
• Pro / Enterprise — Setiap 1 menit

Pengiriman tugas

Tugaskan tugas langsung dari peta:

• Penugasan manual — Klik penanda tugas, lalu pilih pekerja untuk ditugaskan
• Penugasan otomatis — Klik tombol penugasan otomatis agar sistem mencocokkan tugas yang belum ditugaskan ke pekerja terdekat yang tersedia. Pratinjau penugasan sebelum mengonfirmasi. Sistem mempertimbangkan tag pekerja, ketersediaan, dan kedekatan.

Zona yurisdiksi

Jika Anda telah mendefinisikan poligon yurisdiksi untuk lokasi Anda, mereka akan muncul sebagai overlay berwarna di peta. Tugas di luar zona lokasi akan menampilkan peringatan saat Anda mencoba menugaskannya ke kendaraan yang berbasis di lokasi tersebut.

Kehadiran

Lacak kapan dan di mana pekerja lapangan Anda memulai dan mengakhiri hari mereka. Catatan kehadiran mencakup koordinat GPS dan verifikasi foto opsional untuk mencegah pemalsuan kehadiran.

Cara kerjanya

1. Pekerja membuka aplikasi mobile dan mengetuk Check In di awal shift mereka
2. Aplikasi menangkap koordinat GPS mereka dan secara opsional memerlukan foto
3. Pekerja memilih lokasi (depot) mereka dan menambahkan catatan
4. Di akhir shift, mereka mengetuk Check Out dengan proses yang sama

Status kehadiran

• Tertunda — Sudah check in tetapi belum check out
• Selesai — Check-in dan check-out keduanya tercatat tepat waktu
• Terlambat — Check in setelah waktu mulai shift (melebihi ambang keterlambatan)
• Sebagian — Hanya check-in atau hanya check-out yang tercatat
• Tidak Hadir — Tidak ada check-in yang tercatat untuk shift yang terjadwal

Pengaturan kehadiran

Konfigurasikan kebijakan kehadiran di Pengaturan → Kehadiran:

• Wajibkan lokasi — Pekerja harus memilih lokasi saat check in/out
• Wajibkan foto check-in — Pekerja harus mengambil foto saat check in
• Wajibkan foto check-out — Pekerja harus mengambil foto saat check out
• Check-out otomatis — Otomatis check out pekerja pada waktu tertentu jika mereka lupa
• Ambang keterlambatan — Menit setelah mulai shift sebelum check-in ditandai terlambat (default: 15 menit)

Manajemen Tim

Kelola anggota tim, peran, dan undangan organisasi Anda.

Mengundang anggota tim

Navigasi ke Pengaturan → Tim dan klik Undang Anggota. Masukkan alamat email dan pilih peran:

• Admin — Dapat mengelola semua sumber daya tetapi tidak dapat mengubah tagihan atau pengaturan organisasi
• Pekerja — Dapat melihat tugas yang ditugaskan, memperbarui status, mengirim formulir, dan check in/out

Undangan dikirim melalui email dan kedaluwarsa setelah 7 hari. Anda dapat mengirim ulang atau membatalkan undangan yang tertunda.

Mengelola peran

Ubah peran anggota tim dengan mengklik profil mereka di daftar tim. Hanya Owner dan Admin yang dapat mengubah peran.

Kelayakan penugasan pekerja

Alihkan apakah pekerja layak untuk penugasan tugas. Pekerja yang ditandai sebagai tidak dapat ditugaskan tidak akan muncul di dropdown penugasan atau operasi penugasan otomatis. Berguna untuk pekerja yang sedang cuti atau menjalankan tugas administratif.

Template Tugas & Pengulangan

Template tugas memungkinkan Anda mendefinisikan tugas berulang yang secara otomatis dibuat sesuai jadwal. Gunakan untuk perawatan berkala, pengiriman rutin, atau tugas apa pun yang terjadi dalam pola yang dapat diprediksi.

Membuat template

Navigasi ke Template Tugas dan klik Template Baru. Konfigurasikan:

• Detail tugas — Judul, deskripsi, pelanggan, prioritas, durasi layanan, jendela waktu, tag, kebutuhan kapasitas, dan formulir terlampir (kolom yang sama seperti tugas biasa)
• Aturan pengulangan:
  • Frekuensi — Harian, Mingguan, Bulanan, atau Tahunan
  • Interval — Setiap N periode (contoh: setiap 2 minggu)
  • Hari — Hari tertentu dalam minggu (untuk frekuensi mingguan)
  • Tanggal — Tanggal tertentu dalam bulan (untuk frekuensi bulanan)
  • Jumlah — Jumlah maksimum kemunculan sebelum berhenti
  • Sampai tanggal — Tanggal akhir untuk pengulangan
• Penugasan otomatis — Secara opsional tugaskan tugas yang dihasilkan ke pekerja tertentu secara otomatis

Mengelola template

• Aktifkan / Nonaktifkan — Alihkan pembuatan otomatis hidup atau mati
• Pratinjau — Lihat kemunculan terjadwal berikutnya sebelum mengaktifkan
• Pemicu manual — Buat tugas dari template secara langsung
• Riwayat — Lihat semua tugas yang dihasilkan dari template ini

Automasi

Automasi memungkinkan Anda mendefinisikan aturan "jika ini, maka itu" yang dieksekusi secara otomatis saat peristiwa tertentu terjadi. Kurangi pekerjaan manual dengan mengotomatisasi tindakan tindak lanjut yang umum.

Peristiwa pemicu

Automasi aktif ketika salah satu peristiwa berikut terjadi:

• Tugas Dibuat — Tugas baru dibuat
• Tugas Diperbarui — Detail tugas dimodifikasi
• Status Berubah — Status tugas berubah (dengan filter status lama/baru opsional)
• Tugas Ditugaskan — Tugas ditugaskan ke pekerja
• Tugas Dibatalkan Penugasan — Tugas dihapus dari pekerja
• Tugas Selesai — Tugas ditandai sebagai selesai
• Tugas Dibatalkan — Tugas dibatalkan
• Formulir Dikirim — Pengiriman formulir diterima untuk tugas

Filter pemicu

Persempit kapan automasi aktif dengan menambahkan filter:

• Berdasarkan pelanggan tertentu
• Berdasarkan lokasi tertentu
• Berdasarkan tingkat prioritas
• Berdasarkan tag tugas
• Berdasarkan sumber template (hanya tugas yang dibuat otomatis)
• Berdasarkan status tugas sebelumnya/baru (untuk peristiwa perubahan status)

Tindakan

Saat dipicu, automasi menjalankan salah satu tindakan berikut:

• Buat Tugas Lanjutan — Secara otomatis membuat tugas baru berdasarkan tugas pemicu
• Tugaskan ke Pekerja — Tugaskan tugas ke pekerja tertentu
• Penugasan Otomatis — Jalankan algoritma penugasan otomatis pada tugas
• Perbarui Status — Ubah status tugas
• Kirim Webhook — POST data peristiwa ke URL eksternal
• Kirim Notifikasi — Kirim notifikasi push ke perangkat mobile pekerja

Pemantauan

Lihat log eksekusi untuk setiap automasi untuk melihat kapan dijalankan, apakah berhasil atau gagal, dan berapa lama waktu yang dibutuhkan. Eksekusi yang gagal menyertakan detail error untuk debugging.

Tag & Keahlian

Tag adalah label yang mewakili keahlian, sertifikasi, atau kemampuan. Tag memungkinkan routing berbasis keahlian — memastikan kendaraan dan pekerja yang tepat ditugaskan ke tugas yang memerlukan keahlian khusus.

Cara kerja tag

1. Buat tag di Pengaturan → Tag (contoh: "Berpendingin", "Teknisi Listrik", "Angkat Berat")
2. Tetapkan tag ke kendaraan untuk menyatakan apa yang dapat mereka lakukan
3. Tambahkan tag yang diperlukan ke tugas untuk menentukan apa yang mereka butuhkan
4. Optimizer hanya akan menugaskan tugas ke kendaraan yang memiliki semua tag yang diperlukan

Contoh

• Tag "hazmat" pada truk → hanya truk ini yang mendapat tugas bertag "hazmat"
• Tag "teknisi-listrik-bersertifikat" pada pekerja → hanya mereka yang mendapat tugas layanan listrik
• Tag "berpendingin" pada van → tugas pengiriman rantai dingin diarahkan ke van ini

Dimensi Kapasitas

Dimensi kapasitas memungkinkan Anda mendefinisikan unit kustom untuk batasan kapasitas kendaraan. Optimizer memastikan bahwa total kebutuhan tugas yang ditugaskan ke kendaraan tidak pernah melebihi kapasitasnya di dimensi mana pun.

Mengatur dimensi

Navigasi ke Pengaturan → Dimensi Kapasitas dan buat dimensi seperti:

• Berat (kg) — Kendaraan dapat membawa 1000 kg, setiap tugas memerlukan sejumlah tertentu
• Volume (m³) — Van memiliki 8 m³, setiap pengiriman membutuhkan ruang
• Palet (jumlah) — Truk memiliki 12 slot palet, setiap pesanan menggunakan beberapa
• Barang (jumlah) — Kendaraan membawa maksimal 50 barang per perjalanan

Menggunakan dimensi

1. Tetapkan kapasitas kendaraan untuk setiap dimensi (contoh: 1000 kg)
2. Tetapkan kebutuhan tugas untuk setiap dimensi (contoh: 50 kg per tugas)
3. Optimizer menjumlahkan kebutuhan per rute kendaraan dan memastikan tidak ada dimensi yang terlampaui

Kunci API

Kunci API memungkinkan Anda mengintegrasikan Formict dengan sistem eksternal. Buat kunci dengan cakupan dan batas laju tertentu untuk mengontrol akses. Tersedia pada paket Pro ke atas.

Membuat kunci API

Navigasi ke Pengaturan → Kunci API dan klik Kunci Baru:

• Nama — Label deskriptif (contoh: "Integrasi ERP")
• Deskripsi — Untuk apa kunci ini digunakan
• Cakupan:
  • Read — Dapat membaca tugas, pelanggan, kendaraan, dll.
  • Write — Dapat membuat dan memperbarui sumber daya
  • Admin — Akses penuh termasuk tim dan pengaturan
• Kedaluwarsa — Kapan kunci kedaluwarsa (opsional)
• Batas laju — Maksimum permintaan per menit

Menggunakan kunci API Anda

Sertakan kunci API di header Authorization dari permintaan Anda:

Authorization: Bearer your-api-key-here

Semua endpoint API tersedia di bawah /v1/api/. API mengikuti konvensi RESTful dan mengembalikan respons JSON.

Mengelola kunci

• Lihat prefix kunci dan timestamp terakhir digunakan
• Lacak jumlah penggunaan dan alamat IP terakhir
• Regenerasi kunci jika terkompromi (kunci lama langsung tidak berlaku)
• Cabut atau hapus kunci yang tidak lagi diperlukan

Aplikasi Mobile

Aplikasi mobile Formict dibangun untuk pekerja lapangan. Tersedia di iOS dan Android, aplikasi ini menyediakan semua yang dibutuhkan pekerja untuk menerima penugasan, navigasi ke tugas, mengumpulkan data, dan melacak waktu.

Memulai di mobile

1. Unduh aplikasi Formict dari App Store atau Google Play
2. Masuk dengan email/kata sandi Anda atau terima tautan undangan
3. Berikan izin lokasi untuk pelacakan GPS (opsional tetapi direkomendasikan)
4. Aktifkan notifikasi push untuk menerima penugasan tugas dan pembaruan

Fitur utama

• Tab Peta — Lihat lokasi Anda, tugas terdekat, dan pekerja lain di peta langsung
• Tab Tugas — Lihat tugas yang ditugaskan kepada Anda, filter berdasarkan status dan prioritas, perbarui status tugas, dan isi formulir yang dilampirkan
• Tab Rute Saya — Lihat rute optimal Anda untuk hari ini dengan tugas berurutan. Ketuk tugas untuk navigasi menggunakan Google Maps atau Apple Maps.
• Tab Pengaturan — Edit profil Anda, ubah kata sandi, dan kelola notifikasi

Mengisi formulir

Ketika tugas memiliki formulir terlampir, ketuk tombol formulir untuk membukanya. Aplikasi mobile mendukung semua jenis kolom termasuk pengambilan kamera, pad tanda tangan, dan koordinat GPS. Formulir mendukung mode offline — jika Anda kehilangan konektivitas, progres Anda disimpan secara lokal dan dikirim saat Anda kembali online.

Kehadiran di mobile

Ketuk ikon kehadiran untuk check in di awal shift Anda. Aplikasi menangkap koordinat GPS Anda dan secara opsional memerlukan foto. Check out di akhir shift Anda dengan proses yang sama.

Pelacakan lokasi latar belakang

Dengan izin lokasi yang diberikan, aplikasi melacak posisi Anda di latar belakang dan mengirim pembaruan ke server. Ini mengaktifkan tampilan peta langsung untuk dispatcher. Aplikasi menggunakan baterai minimal dengan hanya merekam ketika Anda telah bergerak lebih dari 10 meter.

Notifikasi push

Aplikasi mengirim notifikasi push untuk:

• Tugas ditugaskan — Ketika tugas baru ditugaskan kepada Anda
• Optimasi selesai — Ketika optimasi rute selesai dan rute Anda siap

Mengetuk notifikasi membawa Anda langsung ke tugas atau hasil optimasi yang relevan.

Deep link

Aplikasi mendukung deep link untuk tindakan umum:

• formict://accept-invitation?token=... — Terima undangan tim
• formict://verify-email?token=...&email=... — Verifikasi email Anda
• formict://reset-password?token=... — Reset kata sandi Anda

Manajemen sumber daya

Admin dan Owner dapat mengelola sumber daya langsung dari aplikasi mobile:

• Pelanggan — Buat, lihat, edit
• Lokasi — Buat, lihat, edit
• Kendaraan — Buat, lihat, edit
• Shift — Buat, lihat, edit
• Tag — Buat, lihat, edit
• Dimensi Kapasitas — Buat, lihat, edit
• Tim — Lihat anggota, kirim undangan, perbarui peran

Pengaturan

Pengaturan organisasi

Owner dapat mengkonfigurasi pengaturan seluruh organisasi di Pengaturan → Organisasi:

• Nama — Nama organisasi yang ditampilkan di seluruh aplikasi
• Logo — Logo organisasi (digunakan di header dan laporan)
• Alamat — Alamat perusahaan
• Zona waktu — Zona waktu utama organisasi

Pengaturan profil

Setiap pengguna dapat memperbarui profil mereka sendiri:

• Nama dan nomor telepon
• Penugasan lokasi
• Perubahan kata sandi (memerlukan kata sandi saat ini)

Log audit

Owner dan Admin pada paket Pro dapat melihat jejak audit terperinci di Pengaturan → Log Audit. Log mencatat siapa melakukan apa dan kapan — pembuatan tugas, perubahan status, perubahan tim, modifikasi pengaturan, dan lainnya. Setiap entri mencakup pengguna, tindakan, timestamp, alamat IP, dan metadata yang relevan.

Tagihan & Paket

Formict menawarkan empat paket langganan yang sesuai untuk organisasi dengan berbagai ukuran.

Gambaran paket

Harga per-kursi

Setiap paket menyertakan jumlah pengguna dasar. Butuh lebih? Tambahkan kursi tambahan:

• Starter — Pekerja tambahan $8/bulan, admin tambahan $15/bulan
• Pro — Pekerja tambahan $6/bulan, admin tambahan $12/bulan
• Enterprise — Harga kustom

Tagihan tahunan

Hemat 2 bulan dengan membayar tahunan. Anda membayar untuk 10 bulan dan mendapat 12 bulan layanan. Beralih antara tagihan bulanan dan tahunan kapan saja.

Upgrade dan downgrade

Upgrade paket Anda secara instan dari Pengaturan → Tagihan. Downgrade berlaku di akhir periode penagihan Anda saat ini. Data Anda selalu dipertahankan — jika Anda downgrade dan melebihi batas, Anda perlu mengurangi penggunaan sebelum membuat sumber daya baru dari tipe tersebut.

Pelacakan penggunaan

Halaman tagihan menampilkan penggunaan Anda saat ini terhadap batas paket dengan progress bar untuk:

• Anggota tim (admin dan pekerja secara terpisah)
• Sumber daya bulanan (tugas, proses optimasi)
• Total sumber daya (pelanggan, kendaraan, lokasi, formulir)
• Penggunaan penyimpanan

Ketersediaan fitur berdasarkan paket

Peran & Hak Akses

Formict menggunakan tiga peran untuk mengontrol akses di seluruh platform.

Owner

Kontrol penuh atas organisasi. Owner dapat:

• Mengelola semua sumber daya (tugas, kendaraan, pelanggan, lokasi, dll.)
• Mengelola anggota tim (undang, hapus, ubah peran)
• Mengkonfigurasi pengaturan organisasi
• Mengelola tagihan dan langganan
• Membuat dan mengelola kunci API
• Membuat dan mengelola automasi
• Melihat log audit
• Menghapus organisasi

Admin

Dapat mengelola operasi sehari-hari tetapi tidak tagihan atau pengaturan level organisasi. Admin dapat:

• Membuat, mengedit, dan menghapus semua sumber daya
• Mengelola anggota tim (kirim undangan, ubah peran)
• Menjalankan optimasi rute dan shift
• Membuat dan mengelola formulir, template, dan automasi
• Melihat peta langsung dan mengirim tugas
• Melihat catatan kehadiran

Pekerja

Pekerja lapangan dengan akses terbatas. Pekerja dapat:

• Melihat tugas yang ditugaskan dan memperbarui status
• Mengirim formulir yang dilampirkan ke tugas mereka
• Check in dan check out (kehadiran)
• Melihat peta
• Melihat rute optimal mereka
• Mengedit profil mereka sendiri

Pekerja tidak dapat membuat sumber daya, mengelola anggota tim lain, atau mengakses pengaturan organisasi.

Pemecahan Masalah

Optimasi terus menghapus tugas

• Periksa jendela waktu — Jika jendela waktu Anda terlalu ketat, solver tidak bisa memasukkan semua tugas. Perlebar jendela waktu atau beralih ke jendela waktu fleksibel.
• Periksa kapasitas kendaraan — Jika kebutuhan tugas melebihi kapasitas kendaraan, tugas tersebut akan dihapus. Tingkatkan kapasitas kendaraan atau kurangi kebutuhan tugas.
• Periksa tag — Tugas dengan tag yang diperlukan yang tidak dimiliki kendaraan mana pun akan dihapus. Pastikan setidaknya satu kendaraan memiliki tag yang diperlukan.
• Periksa shift — Kendaraan tanpa shift aktif untuk tanggal optimasi akan dikecualikan. Buat shift untuk tanggal target.
• Tingkatkan batas kendaraan — Jika Anda telah menetapkan batas kendaraan lebih rendah dari yang diperlukan, beberapa tugas tidak akan muat.

Pekerja tidak muncul di peta

• Pastikan pekerja telah memberikan izin lokasi ke aplikasi mobile
• Periksa bahwa pekerja sudah masuk ke aplikasi
• Verifikasi bahwa pekerja ditugaskan ke lokasi yang Anda lihat (periksa filter lokasi)
• Pekerja muncul sebagai "offline" jika tidak ada pembaruan lokasi yang diterima dalam 10 menit terakhir

Formulir tidak muncul di tugas

• Formulir harus dipublikasikan sebelum dapat dilampirkan ke tugas
• Formulir draft hanya terlihat di pembuat formulir, bukan dalam penugasan tugas
• Periksa bahwa formulir dilampirkan ke tugas tertentu (bukan hanya dibuat)

Email undangan tidak diterima

• Periksa folder spam/sampah
• Verifikasi alamat email sudah benar (periksa kesalahan ketik)
• Coba kirim ulang undangan dari Pengaturan → Tim
• Undangan kedaluwarsa setelah 7 hari — kirim yang baru jika sudah kedaluwarsa

Kehadiran menampilkan status yang salah

• Ambang keterlambatan — Periksa pengaturan ambang keterlambatan. Default adalah 15 menit. Check-in dalam ambang ditandai sebagai "tepat waktu."
• Check-out otomatis — Jika diaktifkan, pekerja secara otomatis di-check out pada waktu yang dikonfigurasi, yang dapat menghasilkan status "Sebagian" yang tidak terduga.
• Zona waktu — Pastikan zona waktu organisasi Anda diatur dengan benar di Pengaturan → Organisasi.

Aplikasi mobile tidak sinkron

• Periksa koneksi internet Anda (Wi-Fi atau data seluler)
• Paksa tutup dan buka kembali aplikasi
• Periksa bahwa Anda sudah masuk (buka tab Pengaturan)
• Untuk pengiriman formulir yang disimpan offline, mereka akan sinkron secara otomatis saat konektivitas kembali

Batas paket tercapai

Ketika Anda mencapai batas (contoh: maksimum tugas per bulan), Anda akan melihat notifikasi dan tidak akan dapat membuat lebih banyak sumber daya tipe tersebut sampai:

• Anda upgrade ke paket yang lebih tinggi
• Siklus penagihan direset (untuk batas bulanan seperti tugas dan proses optimasi)
• Anda menghapus sumber daya yang ada untuk membebaskan ruang (untuk batas total seperti pelanggan)

Butuh bantuan lebih lanjut? Hubungi tim dukungan kami atau jelajahi blog untuk tutorial dan praktik terbaik. Untuk akses programatik, lihat Referensi API.